Goedemiddag
Goed bezig, je bent onderweg naar een succesvolle opstart.
Starten met personeel
STAP 5
Administratieve verplichtingen
Bij een eerste aanwerving komt ook administratief heel wat kijken. Denk maar aan het opstellen van een arbeidsovereenkomst en een arbeidsreglement. We raden je dan ook aan om je aan te sluiten bij ons sociaal secretariaat, dat tal van formaliteiten voor jou in orde brengt. We zetten de belangrijkste hieronder op een rijtje.
Administratieve checklist die wij met jou doorlopen
-
Je inschrijven als werkgever bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Die kent je vervolgens een identificatienummer toe, dat je kan gebruiken voor alle toekomstige communicatie met de dienst.
- Je Dimona-aangifte indienen. De Dimona-aangifte is een verplichte mededeling waarmee je de RSZ op de hoogte houdt van al je in- en uitdiensttredingen.
- Je DmfA-aangifte (Multifunctionele Aangifte) gebruiken om elk kwartaal de loon- en prestatiegegevens van je nieuwe werknemer door te geven aan de RSZ. Zo kan die bepalen hoeveel sociale bijdragen je zal moeten betalen.
- Je aansluiten bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk – bijvoorbeeld die van Liantis. De wettelijk verplichte rol van preventieadviseur mag je als werkgever zelf opnemen als je minder dan twintig mensen in dienst hebt.
- Je arbeidsongevallenverzekering afsluiten. Die is altijd verplicht zodra je iemand in dienst hebt - dus ook als het om een tijdelijke werknemer of student gaat.
- Je arbeidsovereenkomst opstellen. Die overeenkomst is het contract dat je met je werknemer afsluit. In theorie mag je een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur ook mondeling afsluiten, maar dat doe je beter niet. Een schriftelijke overeenkomst die door beide partijen wordt getekend, is de enige veilige optie.
- Je arbeidsreglement opstellen. Daarin leg je de wederzijdse rechten en plichten tussen je werknemers en jezelf als werkgever vast. Het document bevat bijvoorbeeld jullie afspraken over werktijden en ziekte- en vakantieregeling.
Je bent nooit helemaal vertrouwd met de spelregels van de wetgeving, en dan moet je kunnen vertrouwen op je partners, Liantis in mijn geval.
Een beetje overweldigd door alle administratieve verplichtingen die je als werkgever te wachten staan? Geen zorgen! Liantis begeleidt je doorheen al je administratieve verplichtingen en neemt jou het meeste werk gewoon uit handen. Dat beaamt Peter Vanwonterghem van 50pluz: “Je bent nooit helemaal vertrouwd met de spelregels van de wetgeving, en dan moet je kunnen vertrouwen op je partners, Liantis in mijn geval.”
De laatste stap: een goed onthaal
Sollicitaties achter de rug en je witte raaf gevonden? Proficiat! Dan is het tijd
om ook even over het onthaal van je eerste medewerker na te denken. Een
goed onthaal motiveert je nieuwe aanwinst namelijk en zorgt ervoor dat hij
ook op lange termijn aan boord wil blijven. Vang je gloednieuwe werkkracht
goed op dankzij deze vijf gouden tips voor een geslaagd onthaal.
-
Een goed onthaal of de zogeheten onboarding start nog vóór de eerste werkdag. Communiceer op voorhand over enkele belangrijke praktische zaken, zoals parkeergelegenheid en het verwachte startmoment.
- Zorg voor een warm welkom. Maak op de eerste werkdag voldoende tijd vrij om op te trekken met je nieuwe personeelslid. Geef meteen ook alle informatie door die nodig is om de functie goed uit te voeren.
- Informeer je werknemer over de taken van de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Overloop ook samen alle
interne regels, afspraken en eventuele veiligheidsinstructies, zoals de locatie van de EHBO-kit. - Zorg voor een schriftelijk bewijs dat bevestigt dat je werknemer alle relevante informatie en administratie heeft ontvangen.
Dat document bewaar je vervolgens in het personeelsdossier van je werknemer. - Evalueer de prestaties en het welzijn van je nieuwe medewerker
regelmatig. Met een periodieke evaluatie waarbij je ook je werknemer betrekt, speel je kort op de bal en verbeter je jullie samenwerking. Durf daarbij los te laten: vertrouwen en groeikansen zorgen voor een blije medewerker.
Van ondernemer naar werkgever
Een eerste medewerker aanwerven is een grote stap voor je bedrijf.
Twijfels en onzekerheden horen erbij. Je goed voorbereiden op de praktische kant van dit proces is zeker aangewezen. We hopen je hiermee al een stukje op weg gezet te hebben.
Toch blijven veel ondernemers die voor het eerst met personeel gaan werken met onzekerheden zitten. ‘Ga ik het wel kunnen’, ‘gaat de medewerker wel met dezelfde kwaliteit werken zoals ik’, ‘en wat als er conflicten ontstaan’ zijn maar enkele van de vele twijfels.
Je gaat als startende werkgever inderdaad een nieuwe fase in die andere competenties van je vraagt. Durven delegeren en inzien dat je medewerker op een andere (maar daardoor niet meteen minder goede) manier kan werken, zijn daar voorbeelden van.
Liantis is jouw campagnon de route